Richtlijn fysiek vergaderen met NMG i.v.m. COVID-19
van toepassing vanaf 01 juli 2020

Naar aanleiding van de aangekondigde versoepelingen van het kabinet op 24 juni heeft NMG VvE Beheer een richtlijn fysiek vergaderen i.v.m. COVID-19 vastgesteld. De richtlijn heeft als doel de gezondheid van onze medewerkers en u als bezoekers van vergaderingen zoveel als mogelijk te waarborgen en het risico op verdere verspreiding van het virus te minimaliseren. De richtlijn kan tussentijds aangepast worden op het moment dat er aanvullende maatregelen en/of verdere verruiming komt vanuit de Rijksoverheid.  Ook wanneer vanuit de praktijk blijkt dat aanscherping nodig is, bijvoorbeeld bij besmetting van één van onze medewerkers of een vergoot risico hiertoe kan dit leiden tot aanpassing van het protocol. Op dit moment zijn onze medewerker gezond en is er geen reden om aan te nemen dat er een vergroot risico is tot besmetting.

Vanaf 1 juli wonen medewerkers van NMG weer beperkt vergaderingen bij, rekening houdend met de richtlijn. De mogelijkheid om digitaal te vergaderen blijft natuurlijk bestaan.

Meer informatie over deze maatregelen en digitaal vergaderen is te vinden op het VvE Portaal.

Contactmomenten

Onze medewerkers hebben normaal gesproken diverse contactmomenten zoals de Vergadering van eigenaars, vergadering of overleg met besturen en commissies, overleggen met leveranciers eventueel ter plaatse en interne (werk)overleggen.

Tijdens alle contactmoment voorkomen wij fysiek contact met alle betrokken personen. Wij geven geen handen maar begroeten u met een glimlach.

Kantoorprotocol en vergaderruimtes NMG VvE Beheer

NMG VvE beheer hanteert tevens een kantoorprotocol i.v.m. het Corona-virus. Dit betekent onder andere het volgen van hygiëne-voorschriften, een lagere bezetting door vrijwillig thuiswerken en verplicht thuiswerken bij (milde) klachten, maximaal aantal medewerkers per etage en aanwezigheid van looproutes om de 1,5 meter afstand te waarborgen.

Vanaf 01 juli is het in beginsel weer mogelijk om beperkt (maximaal 4 personen) te vergaderen op ons kantoor aan het Takenhofplein 1 te Nijmegen.

Maatregelen vergaderen met NMG VvE

  • Vergaderingen kunnen alleen georganiseerd worden in vergaderzalen waar gegarandeerd kan worden dat alle deelnemers minstens 1,5 meter afstand kunnen houden, een zitplaats hebben en de vergaderruimte na elke vergadering of andersoortige activiteit in de betreffende zaal gereinigd wordt. Daarnaast moet er sprake zijn van goede ventilatie;
  • Heeft u Covid-achtige klachten blijf dan thuis. Breng uw stem dan digitaal uit via digitaal stemmen. Op onze website (www.nmgvvebeheer.nl) vindt u een instructiefilmpje over het uitbrengen van uw digitale stem;
  • Bij binnenkomst wast elke deelnemer zijn/haar handen of maakt men gebruik van desinfecterende handgel. Voor en na het ondertekenen van bepaalde stukken zal dit opnieuw plaatsvinden;
  • Iedere deelnemer tekent de presentielijst met een eigen NMG pen. De NMG pen neemt u mee, deze is voor u. Na het ondertekenen maakt u gebruik van de desinfecterende handgel;
  • Iedere deelnemer maakt gebruik van zijn/haar eigen materialen (PC, laptop, tablet, vergaderstukken, maar ook bijvoorbeeld het zelf pakken van een kop koffie of thee, indien aanwezig);
  • Voor, tijdens en na de vergadering is geen sprake van fysiek contact.
  • Er worden geen handen geschud;
  • Tijdens vergaderingen wordt geen gebruik gemaakt van een (gezamenlijke) microfoon;
  • De aanwezige medewerker(s) van NMG VvE zitten alleen aan een tafel.

 

Tot slot

Er kunnen géén rechten aan deze richtlijn ontleend worden. NMG VvE Beheer kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de gevolgen van het (niet) naleven van de richtlijn.

Wij vragen u deze richtlijn volledig op te volgen en bedanken u voor uw medewerking en begrip.

Instructievideo: digitaal stemmen

In deze video leggen wij u uit hoe u digitaal kunt stemmen.
De link naar de vergaderpagina vindt u rechts boven op deze website onder de knop 'Vergaderen'