Géén fysieke vergaderingen tot 01 december

In vervolg op onze eerdere berichten en in lijn met de maatregelen van het kabinet zoals aangekondigd in de persconferentie van 13 oktober heeft NMG VvE Beheer besloten in ieder geval tot 01 december 2020 geen fysieke vergaderingen meer bij te wonen.
Dit geldt voor zowel de algemene ledenvergaderingen als de bestuurs- en commissievergaderingen.

De gezondheid van onze collega’s en van de leden van de VvE komen altijd op de eerste plaats. NMG VvE Beheer neemt haar verantwoordelijkheid door de risico’s van verspreiding tot een minimum te beperken en is ervan overtuigd dat het bezoeken van tientallen vergaderingen per accountmanager hier niet aan bijdraagt.

Voor de VvE’s waarvoor dit jaar nog een vergadering gehouden moet worden zal uw accountmanager in overleg met uw bestuur de opties bespreken, zijnde vergaderen met digitaal stemmen, digitaal stemmen met digitale ondersteuning (videobellen), schriftelijke besluitvorming, verzamelen van machtigingen of uitstellen tot na 01 december.

De optie van uitstellen tot na 01 december is slechts zeer beperkt en in overleg met uw accountmanager mogelijk, aangezien wij slechts een beperkt aantal VvE’s in die periode kunnen draaien.
Daarbij is het mogelijk dat zal blijken dat ook ná 01 december fysieke aanwezigheid bij vergaderingen niet mogelijk en/of gewenst is.

De insteek zal daarom zijn zoveel mogelijk digitaal te vergaderen, bij voorkeur met video-ondersteuning. Mede dankzij de mogelijkheden die Twinq (digitaal stemmen) rondom digitaal vergaderen faciliteert en Microsoft Teams (videobellen) is ons inziens het vergaderen met digitale ondersteuning absoluut een passend alternatief!

Met zijn allen zullen wij de schouders eronder moeten zetten om te zorgen dat aan de wettelijke verplichting om vóór 1 januari de jaarlijkse vergadering te houden te voldoen.

Wanneer een bestuur besluit de vergadering dit jaar helemaal niet meer te laten plaatsvinden hebben wij daar uiteraard begrip voor, maar wij merken wel op dat dit in strijd is met de verplichtingen vanuit de akte.

Instructievideo digitaal stemmen

Digitaal stemmen is voor velen van u nieuw en hierdoor mogelijk spannend. Dit begrijpen wij. Het vergaderen met digitaal stemmen heeft een aantal voordelen waaronder de mogelijkheid om al 14 dagen voorafgaand de vergadering uw stem uit te brengen. U brengt uw stem uit vanuit huis wanneer het u uitkomt. Om het u makkelijk te maken hebben wij een instructievideo op onze website geplaatst. U vindt de video onder aan deze pagina.

Tot slot

Er kunnen géén rechten aan deze richtlijn ontleend worden. NMG VvE Beheer kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de gevolgen van het (niet) naleven van de richtlijn.

Wij vragen u deze richtlijn volledig op te volgen en bedanken u voor uw medewerking en begrip.